一般書類・大型図面等

文書の電子化は
プロに任せる時代です。

創業100年超の信頼と実績

旭倉庫の電子化サービスの強み 2つのポイント

POINT1

正確な納品データをご提供する
2次チェック体制

倉庫会社としての「丁寧な取扱い・間違いのない保管管理ノウハウ」を活かした電子化サービスを提供しています。スキャン作業者とは別の作業者による2次チェック体制を構築し、正確なデータを納品いたします。

納品データは高い品質を保証!

POINT2

物流ノウハウを活かした
ワンストップサービスが可能

電子化後の書類現物の保管や廃棄（溶解処理）・引取時の運送など、物流ノウハウを活かしたワンストップサービスが可能。
※書類現物は電子化後も保管しておきたいといったニーズにもお応えできます。

電子化書類の、現物保管or廃棄も可!

旭倉庫の電子化・
スキャニングサービスにはその他にも
嬉しいポイントが沢山！

POINT3

分かりやすい単価料金設定

最低料金〔B5～A3サイズフルカラー対応〕

スキャン１枚（１面）: 18円～
ホチキス除去＆復旧（１箇所）: 25円～

※書類の状態、ファイリング方法等によって提示金額が異なる場合がありますので、まずは書類現物を確認させていただいてからの金額提示とさせていただきます。

POINT4

最低依頼スキャン数は
キングファイル3冊分
(約1,000枚)～

3冊からお受けいたします。キングファイル１冊あたり350枚程度を想定しております。

POINT5

ホチキス＆クリップは外して
スキャン、
付箋にも対応

付箋に関する対応ルール（基本）
基本対応	付箋を外さずにそのままスキャン
付箋の後ろに印字がある場合	付箋を外してスキャンし、スキャン後に元の位置に付け直します。
付箋自体がメモ用紙として使われている場合	後ろに印字が無いスペースに付箋を貼り直してスキャンし、スキャン後は元の位置に付け直します。

POINT6

PDF名やフォルダ名付与など、
ご要望に応じて
フレキシブルに対応

基本料金

PDF名付与: 20円/1PDF
フォルダ名付与: 45円/1フォルダ

※それぞれの付与にあたっては、「リストをいただく」「明確な付与ルールをいただく」等が必要です。

POINT7

電子化データの
納品方法はDVD-R

基本的にDVD-Rでのデータ納品となります。

POINT8

大判サイズの図面等にも対応可

対応可能サイズ

B3/A2サイズ　 B2/A1サイズ　
B1/A0サイズ

A0サイズまでの大判サイズにも対応いたします。また、各種完成図書などの解体再製本スキャンにも対応可（スキャン代の他に別途料金発生）。詳細はお問合せください。

COLUMN

文書電子化・
スキャニングで、
ビジネスをもっとスマートに！

検索・閲覧ができる

テレワークに対応した業務の効率化が可能になります。わざわざ書類現物を探す手間が省けます。
情報セキュリティを向上

アクセスの制限や閲覧の管理など、セキュリティ面で管理がしやすくなります。
コスト削減につながる

書類自体の保管コストの他、コピー代や郵送代などが削減できるため、トータルコストの軽減が可能になります。
BCP対策につながる

電子化データを複数箇所やクラウドに保存することで、災害時にも情報を守ることに繋がります。

業務改善事例ケーススタディ

電子化を検討した
きっかけ

元々、社内で5S運動に取り組んでいましたが、事務所内の稟議書を保管しているキャビネットの整理が進んでいませんでした。またコロナ禍になり、リモートワークを導入したことで、一旦稟議書を整理し、リモートワークに対応して遠隔で書類の確認が出来るよう、稟議書全てを試験的に電子化する構想が社内で持ち上がりました。稟議書は廃棄するわけにもいかないので、データ化し、「出社しないと見られない」体制から「リモートで書類が見られる」環境の実現を目指すことにしました。「書類の形状のままだと閲覧者が見た後に元の位置に戻さない」「閲覧した稟議書をファイリングし直すことが面倒」といった業務上のムダ・改善にもつながるのではとの期待もありました。

構想から業者選定まで

いざ電子化を検討しようとした際に、どこに相談すればよいか分からず、当社に出入りしていた購買業者の方を通して紹介いただいた電子化専門会社と、以前より文書保存サービスで取引があった旭倉庫に対し、2021年1月に電子化サービスが対応可能かを相談しました。その際、旭倉庫の営業担当者からは、「提供実績の無いサービスであるものの、実現に向けて詳細を詰めさせてほしい」と回答があり、社内で電子化の実施に向けた方向性を決めた後、同年夏に、より具体的に話を聞きたいと2社に打診し見積りを依頼する運びとなりました。
最終的に、この2社で比較検討を実施。旭倉庫が提出した見積りが「1頁あたりの単価提示」で分かりやすく、価格帯ももう1社より安価だったこと、指定納期に間に合う作業スケジュールを組んでもらえたこと、見積り前のトライアルで1冊を電子化した際の成果物の品質と営業担当者の真摯な努力が垣間見えた事がポイントとなり、旭倉庫へ発注することに決めました。

旭倉庫に
ご用命いただいた理由

価格面、納期、営業担当者の丁寧な対応面が選定ポイントでした。
価格面に於いては、もう1社と比較し、箱単位やファイル単位ではなく、「1頁単位」という分かりやすい価格設定だったため、トータルでどの程度費用がかかるのかがイメージし易かったです。また、価格帯も他社と比較し安価であった事がポイントでした。また、納期についても開始前に期限が決まっていたことから、納期に間に合うよう作業スケジュールを設定（スキャン機器や作業ラインの増設など）してもらうことが出来、弊社としても予定通り納品してもらう事が出来ると判断できました。
営業担当者の対応については、見積り提出前に実施した「トライアル」にて納品後の品質や成果物の精度を確認でき、新サービス導入に向けて一生懸命な姿勢を評価しました。トライアルの成果物にスキャン漏れや曲がりなどの不備があった場合は、発注はしていなかったと思います。

電子化してみての
ご感想

今現在、旭倉庫で電子化していただいた稟議書を他部署の権限者が閲覧できる体制を整え始めており、全社での運用開始が目前です。従来は、各部署からの問合せに対して、総務担当者が該当稟議書を探して「書類現物を複合機でスキャンしPDFデータを送る」や「稟議書現物を問合せ者に渡す」といった作業が必要でしたが、今後は必要な稟議書の検索からPDFデータの取得まで各部署に任せられるので、効率や利便性が上がると期待しています。

これから旭倉庫に
期待すること

現時点では稟議書以外の書類でも電子化を推進するかは未定ですが、もし電子化を行う場合はクラウド上での納品が出来る方が自社サーバーへの負荷がかからない為、良いかもしれません。また、旭倉庫には文書箱での保管もお願いしておりますので、保管をしてもらっている文書箱の中から該当書類を抜き出して電子化してくれるサービスがあれば選択肢に入るかもしれません。
また、稟議書の電子化の際に、電子化時のPDF名、フォルダ名、フォルダの分け方のルールをよく熟考することが必要だと感じましたので、そのあたりは次回の課題としております。